Kreditorenrechnungen mit KI erfassen

Das Problem

Jeden Morgen derselbe Stapel. Lieferantenrechnungen treffen per E-Mail, als PDF, als eingescannter Brief ein — jede mit eigenem Layout, eigener Sprache, eigenen Referenzen. Sie müssen einzeln geöffnet werden: die betroffene Filiale bestimmen, prüfen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt, Datum und Fälligkeit erfassen, den Leistungsinhalt verstehen und schliesslich entscheiden, auf welches Konto gebucht wird. Eine repetitive Abschreibearbeit, die ganze Tage der Buchhaltung verschlingt — während die wirklich anspruchsvollen Fälle warten.

Unser Ansatz: die KI liest, der Mensch entscheidet

Wir haben für einen Kunden ein Modul zur Erfassung von Kreditorenrechnungen entwickelt, das direkt in seinen bestehenden Buchhaltungsprozess integriert ist.

1. Dokument lesen: Das Modul extrahiert und strukturiert den Text der Rechnung, ob natives PDF oder Scan. Das Layout des Lieferanten spielt keine Rolle.
2. Verstehen durch LLM-Modell: Ein Sprachmodell (LLM) interpretiert das Dokument so, wie es ein Buchhalter tun würde. Es erkennt den Aussteller, die Zielfiliale, die Art des Dokuments — Rechnung oder Gutschrift —, das Datum, die Fälligkeit, den Betreff und den detaillierten Inhalt der verrechneten Leistungen.
3. Kontierungsvorschlag: Das Modul schlägt das oder die Buchungskonten vor und verbindet dazu zwei Quellen — die Historie der bisherigen Buchungen für diesen Lieferanten und diese Leistungsart sowie den Kontenplan des Kunden.
4. Systematische menschliche Kontrolle: Nichts wird automatisch verbucht. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sieht Dokument, erfasste Werte und Kontierungsvorschlag nebeneinander und validiert, korrigiert oder ergänzt.
5. Lernen im Betrieb: Jede Korrektur bereichert die Historie, und die folgenden Vorschläge werden treffsicherer.

Ein Grundsatz: der Mensch behält die Kontrolle

Bei diesem Punkt machen wir keine Kompromisse. Die KI ersetzt den Buchhalter nicht, sie bereitet ihm die Arbeit vor. Keine Buchung gelangt ohne menschliche Freigabe in die Buchhaltung, jeder vorgeschlagene Wert bleibt sichtbar und änderbar, und die Erfassung kann jederzeit vollständig manuell übernommen werden. Die buchhalterische Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört.

Was der Kunde davon hat

• Jede Woche gewonnene Stunden bei der repetitiven Erfassung
• Freigewordene Zeit für komplexe Fälle: Streitfälle, Weiterverrechnungen, Aufteilungen zwischen Filialen — dort, wo menschliches Fachwissen wirklich zählt
• Weniger Abschreibfehler: Datum, Beträge und Fälligkeiten werden nicht mehr neu getippt
• Eine gleichmässige Kontierungsqualität, unabhängig davon, wer den Stapel an diesem Tag bearbeitet
• Kürzere Durchlaufzeiten: weniger verspätet bezahlte Rechnungen

Für wen?

Für jede Organisation, die regelmässig ein grösseres Volumen an Lieferantenrechnungen verarbeitet, besonders wenn sie mehrere Filialen, Einheiten oder Kostenstellen hat: Unternehmensgruppen mit mehreren Standorten, Treuhandbüros, Händler, Baufirmen, Institutionen. Dasselbe Prinzip — die KI bereitet vor, der Mensch validiert — lässt sich auf weitere eingehende Dokumente übertragen: Bestellungen, Lieferscheine, Abrechnungen, Verträge.